MyArkevia ist ein digitaler Tresor, der dazu dient, die digitalisierten Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter aufzubewahren. Die vom Arbeitgeber hinterlegten Dokumente bleiben auch nach einem Ausscheiden aus dem Unternehmen zugänglich, vorausgesetzt, das Konto wurde bei der Aktivierung korrekt eingerichtet. Das Auffinden alter Gehaltsabrechnungen auf dieser Plattform basiert auf einigen technischen Voraussetzungen, die man besser kennt, bevor man sie benötigt.
Persönliche E-Mail und Aktivierung des MyArkevia-Kontos: die oft vernachlässigte Voraussetzung
Der entscheidende Punkt für den dauerhaften Zugang zu seinen Gehaltsabrechnungen auf MyArkevia ist nicht das Passwort, sondern die persönliche E-Mail-Adresse, die bei der Aktivierung registriert wurde. Solange der Mitarbeiter im Unternehmen ist, erfolgt der Zugang oft über die berufliche E-Mail. Das Problem tritt nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses auf: Die berufliche E-Mail wird deaktiviert, und das Passwort-Wiederherstellungsverfahren wird unbrauchbar.
Um auf my Arkevia Gehaltsabrechnung zuzugreifen, ohne vom ehemaligen Arbeitgeber abhängig zu sein, ist die Registrierung einer persönlichen E-Mail-Adresse bei der ersten Anmeldung die einzige wirklich effektive Vorsichtsmaßnahme. Dieser Schritt erfolgt in den Kontoeinstellungen unter dem Abschnitt “persönliche Informationen”.
Wenn diese Änderung vor dem Ausscheiden nicht vorgenommen wurde, wird die Situation komplizierter. Man muss dann den MyArkevia-Support kontaktieren und seine Identität nachweisen, um eine Wiederzuordnung des Kontos auf eine neue Adresse zu beantragen. Dieser Vorgang kann mehrere Tage in Anspruch nehmen.
Anmeldung bei MyArkevia zur Einsichtnahme in alte Gehaltsabrechnungen
Die Plattform ist über die Website myarkevia.com zugänglich. Die Startseite bietet eine Schaltfläche zur Anmeldung, die zum persönlichen Bereich des Mitarbeiters führt. Die Benutzer-ID entspricht der E-Mail-Adresse, die mit dem Konto verknüpft ist (persönlich oder beruflich, je nach ursprünglicher Konfiguration).
Nach der Anmeldung erscheinen die Gehaltsabrechnungen nach Arbeitgeber und Datum sortiert. Jedes Dokument bleibt im PDF-Format herunterladbar, was es ermöglicht, sie lokal zu speichern oder an Dritte (Bank, Behörde, Vermieter) weiterzuleiten.
Im Falle eines vergessenen Passworts sendet das Wiederherstellungsverfahren einen Link an die registrierte E-Mail. Genau hier kommt der persönliche E-Mail-Account ins Spiel: Ohne Zugang zum zugehörigen Posteingang schlägt die Wiederherstellung fehl.
Was tun, wenn der Arbeitgeber den Tresor nie aktiviert hat
Nicht alle Arbeitgeber bieten MyArkevia an. Die Digitalisierung der Gehaltsabrechnung ist seit dem Arbeitsgesetz von 2016 die Standardmethode, aber die Wahl des Anbieters (Arkevia, Digiposte, PeopleDoc oder andere) liegt beim Unternehmen. Wenn kein digitaler Tresor eingerichtet wurde, bleiben die Papierabrechnungen die einzige verfügbare Version.
Um herauszufinden, welches System verwendet wurde, bleibt der HR-Service des ehemaligen Arbeitgebers der erste Ansprechpartner. Das Arbeitszeugnis oder die letzte Gehaltsabrechnung erwähnt manchmal den Namen des Anbieters des digitalen Tresors.
Aufbewahrungsdauer der Gehaltsabrechnungen auf Arkevia
Die Dokumente sind für 50 Jahre garantiert verfügbar oder bis zum 75. Lebensjahr des Mitarbeiters. Diese Dauer gilt auch, wenn der Arbeitgeber seinen Vertrag mit Arkevia kündigt. Der Tresor bleibt aktiv und die Dateien sind unabhängig von der Beziehung zwischen dem Unternehmen und dem Anbieter einsehbar.
Diese Garantie unterscheidet den digitalen Tresor von einer einfachen Speicherung auf einem Unternehmens-Intranet. Auf einem Intranet verschwinden die Dokumente mit der Schließung des Mitarbeiterkontos. Bei MyArkevia <strongüberlebt der Zugang das Ausscheiden aus dem Unternehmen, da das Konto dem Mitarbeiter gehört, nicht dem Arbeitgeber.
Recht auf Widerspruch gegen die Digitalisierung
Seit dem Anwendungsdekret des Arbeitsgesetzes behält der Mitarbeiter das Recht, der elektronischen Übermittlung der Gehaltsabrechnung zu widersprechen. Diese Ablehnung muss dem Arbeitgeber gegenüber geäußert werden, der dann verpflichtet ist, eine Papierversion bereitzustellen. Die Ausübung dieses Rechts löscht nicht ein bereits aktives MyArkevia-Konto, verhindert jedoch die Hinterlegung neuer digitalisierter Dokumente.
Überprüfung der Integrität einer von MyArkevia heruntergeladenen Gehaltsabrechnung
Eine digitale Gehaltsabrechnung hat nur dann Beweiskraft, wenn sie nach der Hinterlegung nicht verändert wurde. MyArkevia verwendet ein System der elektronischen Versiegelung, das die Authentizität der Datei garantiert. Konkret erhält jedes hinterlegte Dokument einen digitalen Fingerabdruck. Wenn die Datei nachträglich verändert wird, stimmt der Fingerabdruck nicht mehr überein und das Dokument verliert seinen Wert.
Im Falle eines Streits mit einem Arbeitgeber oder während einer Steuerprüfung stellt diese nach dem GDPR konforme Zertifizierung einen zulässigen Beweis dar. Das PDF, das aus dem Tresor heruntergeladen wird, behält diesen Fingerabdruck, solange es nicht verändert wird (z. B. durch Hinzufügen von Anmerkungen oder Formatkonvertierung).
Die Schritte zur Sicherung des Zugangs zu alten Gehaltsabrechnungen
Einige einfache Maßnahmen helfen, den Zugang zu seinen Dokumenten bei einem Arbeitgeberwechsel zu sichern:
- Eine persönliche E-Mail-Adresse mit dem MyArkevia-Konto bereits bei der ersten Aktivierung verknüpfen und regelmäßig überprüfen, ob diese Adresse weiterhin funktioniert.
- Eine lokale Kopie der Gehaltsabrechnungen auf einer Festplatte oder einem persönlichen Speicher-Service herunterladen, zusätzlich zum digitalen Tresor.
- Den Namen des von jedem Arbeitgeber verwendeten Tresor-Anbieters aufbewahren, insbesondere wenn im Laufe der Karriere mehrere Unternehmen besucht wurden.
- Die Verbindung zum Konto mindestens einmal im Jahr testen, um mögliche Zugangsprobleme zu erkennen, bevor sie dringend werden.
Eine Gehaltsabrechnung kann Jahre nach Beendigung eines Vertrags angefordert werden, beispielsweise bei einer Karriere-Rekonstruktion für die Rente oder für einen Immobilienkredit. Die Antizipation der Zugangsfrage vermeidet die Abhängigkeit von einem ehemaligen Arbeitgeber, der möglicherweise keine Archive mehr hat.
Der MyArkevia-Tresor erfüllt seine Funktion nur, wenn das Konto korrekt aktiviert und konfiguriert wurde. Die Aufbewahrungsdauer von 50 Jahren schützt nichts, wenn die zugehörige E-Mail-Adresse nicht mehr existiert.