MyArkevia is een digitale kluis bedoeld om de gedigitaliseerde loonstroken van werknemers te bewaren. De documenten die door de werkgever zijn opgeslagen, blijven toegankelijk, zelfs na vertrek uit het bedrijf, mits het account correct is ingesteld bij de activatie. Het terugvinden van oude loonstroken op dit platform hangt af van enkele technische vereisten die het beste bekend zijn voordat men ze nodig heeft.
Persoonlijk e-mailadres en activatie van het MyArkevia-account: de vaak verwaarloosde vereiste
Het meest bepalende punt voor het behouden van duurzame toegang tot zijn loonstroken op MyArkevia is niet het wachtwoord, maar het persoonlijke e-mailadres dat bij de activatie is geregistreerd. Zolang de werknemer in dienst is, gaat de toegang vaak via het professionele e-mailadres. Het probleem doet zich voor na het einde van het arbeidscontract: het professionele e-mailadres wordt gedeactiveerd en de procedure voor het herstellen van het wachtwoord wordt onbruikbaar.
Om toegang te krijgen tot my Arkevia loonstrook zonder afhankelijk te zijn van de voormalige werkgever, is het registreren van een persoonlijk e-mailadres bij de eerste verbinding de enige echt effectieve voorzorgsmaatregel. Deze stap gebeurt in de accountinstellingen, sectie “persoonlijke informatie”.
Als deze wijziging niet is doorgevoerd voor vertrek, wordt de situatie ingewikkelder. Men moet dan contact opnemen met de MyArkevia-ondersteuning en zijn identiteit rechtvaardigen om te vragen om de herassociering van het account met een nieuw adres. Dit proces kan enkele dagen duren.
Inloggen op MyArkevia om oude loonstroken te bekijken
Het platform is toegankelijk via de site myarkevia.com. De homepage biedt een inlogknop die leidt naar de persoonlijke ruimte van de werknemer. De identificatie komt overeen met het e-mailadres dat aan het account is gekoppeld (persoonlijk of professioneel, afhankelijk van de initiële configuratie).
Eenmaal ingelogd, verschijnen de loonstroken gesorteerd op werkgever en datum. Elk document blijft downloadbaar in PDF-formaat, wat het mogelijk maakt om ze lokaal op te slaan of door te geven aan een derde partij (bank, overheid, verhuurder).
In geval van een vergeten wachtwoord, stuurt de resetprocedure een link naar het geregistreerde e-mailadres. Juist daar komt het persoonlijke e-mailadres volledig tot zijn recht: zonder toegang tot de bijbehorende inbox mislukt de reset.
Wat te doen als de werkgever de kluis nooit heeft geactiveerd
Niet alle werkgevers bieden MyArkevia aan. De digitalisering van de loonstrook is de standaardmodus sinds de Arbeidswet van 2016, maar de keuze van de aanbieder (Arkevia, Digiposte, PeopleDoc of een andere) ligt bij het bedrijf. Als er geen digitale kluis is opgezet, blijven de papieren loonstroken de enige beschikbare versie.
Om te weten welk systeem is gebruikt, blijft de HR-dienst van de voormalige werkgever de eerste contactpersoon. Het arbeidscontract of de laatste loonstrook vermeldt soms de naam van de aanbieder van de digitale kluis.
Bewaartermijn van loonstroken op Arkevia
De documenten zijn gegarandeerd beschikbaar gedurende 50 jaar, of tot de 75-jarige leeftijd van de werknemer. Deze termijn geldt zelfs als de werkgever het contract met Arkevia opzegt. De kluis blijft actief en de bestanden zijn raadpleegbaar, ongeacht de relatie tussen het bedrijf en de aanbieder.
Deze garantie onderscheidt de digitale kluis van een eenvoudige opslag op een bedrijfsintranet. Op een intranet verdwijnen de documenten met de sluiting van het werknemersaccount. Op MyArkevia overleeft de toegang het vertrek uit het bedrijf omdat het account toebehoort aan de werknemer, niet aan de werkgever.
Recht van verzet tegen digitalisering
Sinds het uitvoeringsbesluit van de Arbeidswet behoudt de werknemer het recht van verzet tegen de elektronische uitreiking van de loonstrook. Deze weigering moet aan de werkgever worden geformuleerd, die dan verplicht is om een papieren versie te verstrekken. Het uitoefenen van dit recht verwijdert niet een eventueel al actief MyArkevia-account, maar voorkomt de indiening van nieuwe gedigitaliseerde documenten.
Controleer de integriteit van een gedownload document van MyArkevia
Een digitale loonstrook heeft alleen bewijswaarde als deze niet is gewijzigd na indiening. MyArkevia gebruikt een systeem van elektronische verzegeling dat de authenticiteit van het bestand garandeert. Concreet ontvangt elk ingediend document een digitale vingerafdruk. Als het bestand later wordt gewijzigd, komt de vingerafdruk niet meer overeen en verliest het document zijn waarde.
In geval van een geschil met een werkgever of tijdens een belastingcontrole, vormt deze certificering in overeenstemming met de AVG een ontvankelijk bewijs. De PDF die vanuit de kluis is gedownload, behoudt deze vingerafdruk, op voorwaarde dat deze niet wordt gewijzigd (toevoegen van annotaties, conversie van formaat).
De stappen om de toegang tot oude loonstroken te beveiligen
Enkele eenvoudige acties kunnen helpen om te voorkomen dat men de toegang tot zijn documenten verliest bij een verandering van werkgever:
- Koppel een persoonlijk e-mailadres aan het MyArkevia-account bij de eerste activatie en controleer regelmatig of dit adres nog steeds functioneel is.
- Download een lokale kopie van de loonstroken op een harde schijf of een persoonlijke opslagdienst, ter aanvulling van de digitale kluis.
- Bewaar de naam van de aanbieder van de kluis die door elke werkgever is gebruikt, vooral als er in de loop van de carrière meerdere bedrijven zijn bezocht.
- Test de toegang tot het account minstens één keer per jaar om eventuele toegangproblemen op te sporen voordat ze urgent worden.
Een loonstrook kan jaren na het einde van een contract worden aangevraagd, tijdens een loopbaanherstel voor pensioen of voor een hypotheekaanvraag. Vooruitdenken over de toegang voorkomt afhankelijkheid van een voormalige werkgever die mogelijk de archieven niet meer heeft.
De MyArkevia-kluis vervult zijn rol alleen als het account correct is geactiveerd en ingesteld. De bewaartermijn van 50 jaar biedt geen bescherming als het gekoppelde e-mailadres niet meer bestaat.