MyArkevia es una caja fuerte digital destinada a conservar los recibos de nómina digitalizados de los empleados. Los documentos depositados por el empleador siguen siendo accesibles incluso después de dejar la empresa, siempre que la cuenta haya sido configurada correctamente desde la activación. Encontrar antiguos recibos de salario en esta plataforma depende de algunos requisitos técnicos que es mejor conocer antes de necesitarlos.
Correo personal y activación de la cuenta MyArkevia: el requisito a menudo pasado por alto
El punto más determinante para mantener un acceso duradero a sus recibos de nómina en MyArkevia no es la contraseña, sino la dirección de correo electrónico personal registrada en la activación. Mientras el empleado esté en el puesto, el acceso a menudo se realiza a través del correo profesional. El problema surge después de la finalización del contrato de trabajo: la dirección profesional se desactiva y el procedimiento de recuperación de contraseña se vuelve inutilizable.
Para acceder a my Arkevia recibo de nómina sin depender del antiguo empleador, el registro de un correo personal desde la primera conexión es la única precaución realmente efectiva. Este paso se realiza en los parámetros de la cuenta, en la sección “información personal”.
Si esta modificación no se ha realizado antes de la salida, la situación se complica. Entonces hay que contactar con el soporte de MyArkevia justificando su identidad para solicitar una reasociación de la cuenta a una nueva dirección. El proceso puede tardar varios días.
Conexión a MyArkevia para consultar sus antiguos recibos de nómina
La plataforma es accesible desde el sitio myarkevia.com. La página de inicio ofrece un botón de conexión que lleva al espacio personal del empleado. El identificador corresponde a la dirección de correo electrónico asociada a la cuenta (personal o profesional según la configuración inicial).
Una vez conectado, los recibos de nómina aparecen clasificados por empleador y por fecha. Cada documento sigue siendo descargable en formato PDF, lo que permite guardarlos localmente o enviarlos a un tercero (banco, administración, arrendador).
En caso de olvido de la contraseña, el procedimiento de restablecimiento envía un enlace al correo registrado. Es precisamente aquí donde el correo personal cobra toda su importancia: sin acceso a la bandeja de entrada asociada, el restablecimiento falla.
¿Qué hacer si el empleador nunca activó la caja fuerte?
No todos los empleadores ofrecen MyArkevia. La digitalización del recibo de nómina es el modo por defecto desde la ley de Trabajo de 2016, pero la elección del proveedor (Arkevia, Digiposte, PeopleDoc u otro) corresponde a la empresa. Si no se ha establecido ninguna caja fuerte digital, los recibos en papel siguen siendo la única versión disponible.
Para saber qué sistema se ha utilizado, el servicio de recursos humanos del antiguo empleador sigue siendo el primer interlocutor. El certificado de trabajo o el último recibo de nómina a veces menciona el nombre del proveedor de la caja fuerte digital.
Duración de conservación de los recibos de nómina en Arkevia
Los documentos están garantizados disponibles durante 50 años, o hasta los 75 años del empleado. Esta duración se aplica incluso si el empleador rescinde su contrato con Arkevia. La caja fuerte permanece activa y los archivos son consultables independientemente de la relación entre la empresa y el proveedor.
Esta garantía distingue la caja fuerte digital de un simple almacenamiento en una intranet de empresa. En una intranet, los documentos desaparecen con el cierre de la cuenta del empleado. En MyArkevia, el acceso sobrevive a la salida de la empresa porque la cuenta pertenece al empleado, no al empleador.
Derecho de oposición a la digitalización
Desde el decreto de aplicación de la ley de Trabajo, el empleado conserva un derecho de oposición a la entrega electrónica del recibo de nómina. Este rechazo debe ser formulado ante el empleador, quien está obligado a proporcionar una versión en papel. El ejercicio de este derecho no elimina una posible cuenta MyArkevia ya activa, pero impide el depósito de nuevos documentos digitalizados.
Verificar la integridad de un recibo descargado desde MyArkevia
Un recibo de nómina digital solo tiene valor probatorio si no ha sido modificado después de su depósito. MyArkevia utiliza un sistema de sello electrónico que garantiza la autenticidad del archivo. Concretamente, cada documento depositado recibe una huella digital. Si el archivo se altera posteriormente, la huella ya no corresponde y el documento pierde su valor.
En caso de disputa con un empleador o durante un control fiscal, esta certificación conforme al RGPD constituye una prueba admisible. El PDF descargado desde la caja fuerte conserva esta huella, siempre que no se modifique (añadiendo anotaciones, convirtiendo el formato).
Los pasos para asegurar el acceso a sus antiguos recibos de nómina
Algunas acciones simples permiten evitar perder el acceso a sus documentos al cambiar de empleador:
- Asociar una dirección de correo personal a la cuenta MyArkevia desde la primera activación y verificar regularmente que esta dirección siga siendo funcional.
- Descargar una copia local de los recibos de nómina en un disco duro o un servicio de almacenamiento personal, además de la caja fuerte digital.
- Conservar el nombre del proveedor de la caja fuerte utilizado por cada empleador, especialmente si se han trabajado en varias empresas a lo largo de la carrera.
- Probar la conexión a la cuenta al menos una vez al año para detectar un posible problema de acceso antes de que se vuelva urgente.
Un recibo de nómina puede ser solicitado años después de la finalización de un contrato, durante una reconstrucción de carrera para la jubilación o para un expediente de préstamo hipotecario. Anticipar la cuestión del acceso evita depender de un antiguo empleador que puede que ya no tenga los archivos.
La caja fuerte MyArkevia cumple su función únicamente si la cuenta ha sido activada y configurada correctamente. La duración de conservación de 50 años no protege nada si la dirección de correo asociada ya no existe.